5 bước đơn giản để thực hiện Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping)

Lợi ích của sơ đồ chuỗi giá trị

Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping – VSM) là một phần trong quy trình cải tiến liên tục Lean. Và xác định những yếu tố có trong chuỗi giá trị thường là bước đầu tiên trong quy trình Lean. Sơ đồ chuỗi giá trị giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát hơn về công việc kinh doanh và giúp nhà quản lý cải tiến quy trình kinh doanh/ sản xuất rõ ràng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, điểm nổi bật của Sơ đồ chuỗi giá trị là có thể kéo dài các lợi ích trong nhiều năm kể từ khi nó được ứng dụng vào quy trình kinh doanh/ sản xuất.

Phác thảo nên một bức tranh toàn diện về quy trình

Khi áp dụng Sơ đồ chuỗi giá trị cho từng phần trong quy trình kinh doanh/ sản xuất, doanh nghiệp sẽ thấy được bức tranh toàn cảnh nhưng sâu sát vào vấn đề khó khăn trong quy trình của mình mà lúc trước có thể không để ý thấy. Chuỗi giá trị như một storyboard đang kể cho doanh nghiệp nghe làm thế nào để sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ đúng như mong muốn của khách hàng. Với cách nhìn nhận như vậy, doanh nghiệp sẽ thấy được phần nào là cần thiết, phần nào có thể chỉnh sửa hay cắt bớt trong quy trình sản xuất/ kinh doanh.

Xác định các loại hao phí

Một trong những lợi ích lớn nhất của Sơ đồ chuỗi giá trị là có thể sớm nhận diện được hao phí – là những gì không mang lại giá trị tăng thêm cho khách hàng và họ không sẵn lòng chi trả cho chúng, cụ thể là 7 loại hao phí thường gặp nhất, bao gồm: Vận chuyển, Tồn kho, Chuyển động thừa, Chờ đợi, Sản xuất dư, Sản xuất không cần thiết, Sản phẩm hư/ lỗi.

Đơn giản hóa việc cải tiến quy trình  

Bạn có thể dùng phương pháp Sơ đồ chuỗi giá trị để tạo nên một nền tảng giao tiếp chung giữa nhóm cải tiến và các bên liên quan. Ngoài ra, Sơ đồ chuỗi giá trị cũng cho phép bạn thử nghiệm tính toán một vài giai đoạn trong quy trình mà không gây ảnh hưởng cho các phần còn lại. Nên bạn có thể dùng Sơ đồ chuỗi giá trị lên kế hoạch cho cải tiến, Kaizen hoặc các nguyên lý cải tiến khác một cách dễ dàng.

Sơ đồ chuỗi giá trị là phương pháp hiệu quả để nhận diện và loại bỏ hao phí trong chuỗi cung ứng. Nó tác động mạnh mẽ đến quy trình làm việc/ sản xuất nếu được ứng dụng đúng cách

5 bước đơn giản để lập nên Sơ đồ chuỗi giá trị:

Nhận diện nhóm sản phẩm

Bước quan trọng đầu tiên là xác định sản phẩm hoặc dòng sản phẩm (gồm các sản phẩm có cùng quy trình sản xuất, thiết bị sản xuất và nguồn lực ) mà doanh nghiệp muốn cải tiến. Nguyên tắc hàng đầu là tạo ra các sơ đồ cho các sản phẩm với khối lượng đầu tiên cao nhất. Doanh nghiệp thường mất hai ngày để tạo nên Sơ đồ chuỗi giá trị cho một dòng sản phẩm.

Xác định dòng chảy hiện tại

Khi xác định được phạm vi, bước tiếp theo là trực tiếp xem xét quy trình làm việc tại nhà kho được điều hành như thế nào tại thời điểm đó và lập Sơ đồ tình trạng hiện tại. Để thiết lập Sơ đồ tình trạng hiện tại cần hiểu được yêu cầu của khách hàng. Các dữ liệu chính như là doanh số tháng, tần suất giao hàng, thời gian làm việc, số ca làm việc hoặc bất cứ thông tin thích hợp về yêu cầu của khách hàng phải được tổng hợp trước khi bắt đầu lập sơ đồ.

Quan sát và xác nhận quy trình

Sau đó lập bản đồ bắt đầu bằng việc quan sát trực tiếp thực tế tại nhà kho. Để làm điều này, nhóm lập sơ đồ thường bắt đầu tại quy trình gần nhất với khách hàng. Trong nhà kho, đó là quy trình giao hàng/ vận chuyển. Sau đó họ sẽ đi ngược lên chuỗi giá trị, quan sát từng bước trong mỗi quy trình, cho đến khi đến quy trình đầu tiên là nơi sản phẩm đi vào nhà kho (tức là khi nhận được hàng hóa).

Thiết lập dòng chảy

Sau khi thảo luận nên theo dõi cái gì, nhóm thực hiện bắt đầu ngay việc vẽ ra dòng chảy sản phẩm cơ bản. Công việc này sử dụng rất nhiều giấy hoặc bảng vẽ,điền các dữ liệu, thông tin vào các khung dưới mỗi quy trình (chu kì thời gian, số người điều hành, dữ liệu về sai phạm và chất lượng…); ghi chú việc tồn kho giữa các quy trình để biết số lượng công việc trong một quy trình và lập sơ đồ dòng chảy thông tin (hệ thống và truyền thông trong việc sản xuất ở từng bước). Xác định được các quá trình này rất quan trọng để biết rõ bộ phận nào bị tắc nghẽn hoặc hiệu quả có thể đạt được.

Lập kế hoạch triển khai

Bước cuối cùng quan trọng nhất của quy trình lập sơ đồ chuỗi giá trị là lập nên kế hoạch triển khai để đạt được tình trạng tương lai. Kế hoạch này được lập bằng cách chia sơ đồ tình trạng hiện tại thành những phần có thể quản lý được để các nhóm hoàn thành cải tiến trong thời gian ngắn nhất. Thông thường kế hoạch triển khai được chia thành 3 giai đoạn: 30-60 ngày, 90-180 ngày và 360 ngày. Nhóm thực hiện nên ưu tiên kế hoạch cải tiến được thực hiện trong vòng một năm.

Sau kế hoạch một năm, tình trạng tương lai trở thành tình trạng hiện tại và các hoạt động lập sơ đồ chuỗi giá trị được thực hiện một lần nữa để đạt được những cải tiến liên tục thường niên.

Nên nhớ rằng Sơ đồ chuỗi giá trị chỉ là một công cụ. Nếu Doanh nghiệp không lập được sơ đồ tình trạng tương lai thì những nỗ lực của nhóm thực hiện trở nên vô ích và không mang lại bất kỳ giá trị nào cho doanh nghiệp hay khách hàng – người sử dụng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Tham khảo: blog.ryder.com và www.ehow.com
Ban biên tập: Ecci