5 giai đoạn Quản lý dự án cơ bản

Project Management Institute, Inc. (PMI) nhận định về Quản lý dự án như sau: “Việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu của một dự án nào đó” (the application of knowledge, skills, tools and techniques to a broad range of activities in order to meet the requirements of a particular project).

Quy trình dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc thường được chia thành 5 giai đoạn cơ bản như sau:

1. Khởi động dự án

Ý tưởng của dự án được thử nghiệm cẩn thận để chắc chắn rằng dự án đó có mang lại lợi ích cho doanh nghiệp/ tổ chức hay không. Trong suốt giai đoạn này, sẽ xác định thành viên thuộc Nhóm người đưa ra quyết định nếu dự án có khả năng được triển khai.

2. Lên kế hoạch

Kế hoạch dự án, tôn chỉ dự án (project charter) và phạm vi dự án nên được phác thảo, liệt kê cụ thể. Trong giai đoạn này, Nhóm dự án nên sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, cái nào cần làm trước; tính toán ngân sách và thời gian thực hiện; xác định những nguồn lực cần thiết.

3. Tiến hành dự án

Từng nhiệm vụ được phân phối cho từng thành viên trong Nhóm dự án và họ có trách nhiệm hoàn thành chúng nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp/ tổ chức. Đây là một thời điểm tốt để cập nhật các thông tin quan trọng liên quan đến quản trị dự án.

4. Báo cáo kết quả dự án

Quản lý dự án (Project Manager –  PM) sẽ giám sát tình trạng hiện tại và tiến độ thực hiện dự án, cũng như các nguồn lực cần thiết trong dự án. Trong giai đoạn này, Quản lý dự án (PM) có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc bất cứ điều gì cần thiết để kịp tiến độ thực hiện.

5. Đóng dự án

Sau khi hoàn thành các công việc và khách hàng chấp nhận với kết quả dự án, Nhóm dự án nên đánh giá dự án để học tập và tiếp tục phát huy những điểm thành công cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các dự án và quy trình quản trị dự án khác nhau tuy nhiên, trên đây là những giai đoạn cơ bản của một dự án. Các mục tiêu bao trùm chủ yếu là để cung cấp một sản phẩm, thay đổi một quá trình hoặc để giải quyết một vấn đề để mang lại lợi ích cho tổ chức.

5 lỗi thường gặp khi quản lý nhiều dự án: Quản lý vi mô và Lãnh đạo

Nếu bạn đã quản lý nhiều dự án thì bạn biết mình có thể đánh giá và xem xét từng dự án một, lên kế hoạch thực hiện, giao tiếp với các thành viên trong nhóm và quản lý các rủi ro. Những khi bạn bắt đầu quản lý nhiều dự án cùng một lúc, công việc của bạn lại rẽ qua một chiều hướng khác. Trách nhiệm của bạn tăng lên, yêu cầu lãnh đạo của bạn cũng tăng lên, và các kỹ năng phối hợp cũng tăng lên gấp bội.

Hít thật sâu vào. Bạn không lẻ loi đâu. Bạn có thể học hỏi từ những sai lầm của người đi trước và áp dụng những chiến thuật thắng lợi của các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm để quản lý các dự án của mình.

Sai lầm #1 Quản lý vi mô và tự làm mọi thứ

Bạn đã chỉ định một công việc quan trọng cho một nhân viên tài năng và đã cho anh ta một thời hạn. Bạn có để anh ta làm công việc của mình và chỉ cần nói chuyện ngắn gọn với anh ta lúc nào đó, hay là bạn cứ liên tục ghé lại bàn của anh ta và liên tục gửi email kiểm tra tiến độ công việc?

Nếu là cái sau, bạn có thể là một micromanager – “nhà quản lý vi mô”. Micromanager là người quản lý phải tự mình thực hiện mọi quyết định, đóng vai trò dẫn đầu trong việc thực hiện mọi công việc, và trong những trường hợp cực đoan, can thiệp vào mọi công việc nhân viên đang thực hiện. Quản lý vi mô là quản lý kém, và dưới sự quản lý đó, cả người quản lý, nhân viên và doanh nghiệp đều phải chịu đựng.

#Chiến thuật để thăng lợi: Học cách ủy quyền cho nhân viên

Đừng tự mình làm hết mọi việc. Bạn sẽ không bao giờ có thời gian để làm hết tất cả mọi việc trong các dự án. Kể cả “Super-You” cũng cần giúp đỡ và hỗ trợ. Hãy nhớ rằng sự hỗ trợ mạnh mẽ nhất đến từ nhóm của bạn.

Những thành viên trong nhóm của bạn đều là những chuyên gia trong lĩnh vực của riêng họ. Cùng nhau họ có thể tập hợp một trí tuệ đầy sức mạnh. Việc duy nhất bạn cần làm là hướng dẫn và cho họ thấy hướng đi đúng đắn để phát triển dự án.

Cũng cần phải lưu ý rằng người quản lý lúc nào cũng phải có mặt để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả nhất. Nếu quản  lý cố gắng kiểm soát hết mọi nhất cử nhất động của nhân viên thì cả nhóm sẽ làm việc không hiệu quả như là chịu sự quản lý hợp lý và có chừng mực.

Tôi khuyên bạn nên đọc 2 cuốn sách “The 7 Habits of Highly Effective People” (Tựa tiếng Việt “7 thói quen hiệu quả”) của Steven Covey và cuốn “Good  to Great: Why Some Companies Make the Leap… and Others Don’t” của Jim Collins. Những cuốn sách này có những tư tưởng rất hay về sự ủy quyền, quản lý, và lãnh đạo, không những giúp bạn làm việc năng suất hơn mà còn thôi thúc bạn thay đổi cả phong cách quản lý.

Tip: Sự ủy quyền là một chiến thuật có lợi trong việc quản lý nhiều dự án. Một mặt, bạn truyền động lực cho nhóm của bạn bằng cách đưa cho họ những cơ hội để phát huy thế mạnh.

Mặt khác, bạn bàn giao phần thực hiện như là một phần công việc của bạn.  Mặc dù có thể rất khó khăn giao phó quyền kiểm soát công việc, nhưng trao cho nhóm của bạn tự do phối hợp và đóng góp vào kế hoạch dự án sẽ tiết kiệm thời gian của bạn và tạo cho bạn có nhiều thời gian để suy nghĩ về chiến thuật, thiết lập các ưu tiên và kết hợp các công việc từ nhiều dự án khác.

Giao phó công việc để giảm bớt việc cho bạn. Nhưng cũng đừng quên phối hợp làm việc cùng với nhóm.

Tham khảo: https://www.wrike.com/
Ban biên tập: Ecci

Các câu hỏi thường gặp khi quản lý dự án

1/ Quản lý dự án là gì ?

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ vào quá trình thực hiện dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Nó bao gồm lập kế hoạch, thực hiện các công việc nhằm đảm bảo về tiến độ, nguồn lực và ngân sách cho phép.

2/ Quy trình quản lý dự án

Quy trình dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc được chia thành 5 giai đoạn: Khởi động dự án -> Lên kế hoạch -> Tiến hành dự án -> Báo cáo kết quả dự án -> Đóng dự án -> Xem chi tiết tại bài viết này

3/ Vai trò của quản lý dự án

Tùy theo từng tổ chức mà quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng khác nhau. Một trong số đó là hỗ trợ trong các hoạt động kinh doanh, quản lý danh mục đầu tư, phát triển các giải pháp đề xuất kinh doanh và thúc đẩy các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

4/ Những phần mềm quản lý dự án hữu ích

Công cụ quản lý dự án hỗ trợ theo dõi và kiếm soát hiệu quả tốt nhất hiện nay có thể kể đến như Mona PMS, Proworkflow, Trello, Slack, Basecamp, Microsoft Project, Jira, MyXteam, FaceWorks, Planbox, GanttPRO,…

5/ Các chứng chỉ quản lý dự án

Chứng chỉ Quản lý dự án có giá trị nhất như Associate in Project Management, Certified Associate in Project Management, Certified Project Manager, Certified Project Director, Certified Project Manager, Certified ScrumMaster, Certified Project Management Practitioner.