Để kinh doanh quán cà phê, người thực hiện phải trải qua rất nhiều khó khăn. Mà khi đi vào hoạt động việc này lại không hề đơn giản một chút nào. Nếu như bạn đã từng ghé qua quán cà phê đông khách bất kỳ, đừng vội cho rằng việc này đơn giản. Để có được thương hiệu như vậy, những người chủ đã phải bỏ ra rất nhiều công sức để xây dựng và duy trì.
Trong bài viết sau, POS365 sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm quản lý quán Cafe siêu hiệu quả mà chúng tôi đúc kết được. Hi vọng sẽ giúp bạn chuẩn bị cũng như cải thiện được quy trình kinh doanh của mình.
Mục lục bài viết
Quản lý thu chi nội bộ
Khi mở cửa hàng, điều quan trọng nhất là lợi nhuận. Thế nên, bạn cần quản lý chặt chẽ các khoản thu chi nội bộ để không bị thất thoát tiền bạc. Vì tiền rất quan trọng việc hoạt động kinh doanh. Nếu không có tiền, không thể giữ cho việc kinh doanh tiếp tục diễn ra trong một cửa hàng.
Tiến hành Quản lý thu
Có nhiều trường hợp các chủ quán cà phê tâm sự rằng bị thiếu hụt mất tiền với tổng hóa đơn cuối ngày, có hôm thì lại dư. Việc này xảy ra bởi các nguyên nhân sau:
Nhân viên thu ngân không trung thực: Để kiểm soát được điều này thì cần quan tâm đặc biệt. Vì thế bạn nên có quy trình tuyển dụng khắt khe với vị trí thu ngân. việc nhân viên thu ngân lấy cắp tiền của quán nếu lựa chọn một thu ngân một cách hời hợt.
Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại: Nhân viên thu ngân nhận tiền của khách hàng nhưng không xuất hóa đơn tại quầy thu ngân quán cà phê, cũng như không để tiền trong máy tính tiền. Thay vào đó người ấy tự cho vào túi. Trường hợp này liên quan đến sự trung thực của nhân viên thu ngân.
Do quán đông nên quá trình trình thu tiền gặp rắc rối: Việc này xảy ra rất nhiều tại các quán cà phê trong những dịp lễ. Khi quán đông, các trường hợp quên tính tiền cho khách hay để khách đi về mất xảy ra phổ biến. Chính vì thế, hiện nay những quán cà phê sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thường hạn chế tối đa sự việc này.
Quản lý chi
Nhân viên thu ngân sẽ hoàn thành ca làm việc của mình vào cuối ngày và lập báo cáo thu nhập hàng ngày để xem đã kiếm được và chi tiêu bao nhiêu trong ngày hôm nay. Sau đó, nó sẽ kiểm tra từng số để xem nó có trùng khớp hay không. Việc xử lý các nguyên liệu để pha chế, chẳng hạn như trái cây để làm nước ép hoặc sinh tố, sẽ được sắp xếp hợp lý để không bị thừa hoặc thiếu.
Quản lý nguyên liệu quán Cafe
Nói đến cách xử lý nguyên liệu trong quán thì phải nói đây là vấn đề tương đối khó kiểm soát với mô hình kinh doanh đồ uống. Bởi bản thân người chủ nếu không có kiến thức và kinh nghiệm pha chế thì sẽ dễ dàng xảy ra trường hợp nguyên vật liệu dư thừa hoặc thiếu hụt.
Cách quản lý nhân sự quán cafe
Nguồn nhân lực là yếu tố cực kỳ quan trọng trong ngành đồ uống. Từ thái độ phục vụ, tình trạng đảm bảo chất lượng của đồ uống và độ sạch của ly là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng trong cửa hàng. Mỗi nhân viên dù ở vị trí nào cũng phải được chuẩn bị để hỗ trợ lẫn nhau.
Vì vậy hãy thiết lập một bộ nội quy chặt chẽ và chi tiết đối với mỗi bộ phận, phòng ban như thu ngân, phân phối, phục vụ, bảo vệ… đều cần có bản nội quy thẩm quyền của quán cafe
Và đừng quên, cá chủ quán cần có những chương trình đánh giá nhân viên định kỳ theo tháng, theo quý để khen thưởng, tăng lương và xử phạt công minh để thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.
Luôn đối xử công bằng với mọi người, coi họ như gia đình. Khi một nhân viên mắc lỗi thay vì mắng mỏ và sử dụng hình phạt. Hãy nói chuyện với họ một cách tử tế và cho họ cơ hội học hỏi từ điều đó. Đây là cách thực hiện của người quản lý nhân sự quán Cafe có tâm và có đức.
Cách quản lý quán Cafe từ xa với phần mềm quản lý quán cafe POS365
Sự tiện lợi của phần mềm tính tiền Cafe POS365 giúp các chủ cửa hàng có thể kiểm soát và làm việc từ xa. POS365 có rất nhiều tính năng nâng cao giúp gia tăng trải nghiệm kinh doanh hiệu quả nhất.
Phần mềm POS365 đồng bộ tương thích đa thiết bị
Phần mềm POS365 được sử dụng để đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy điểm bán hàng, điện thoại thông minh,… Với sự tiện lợi và tích hợp trên nhiều thiết bị giúp khách hàng có thể theo dõi quản lý bán hàng một cách tốt nhất, đồng thời tiết kiệm được nhiều chi phí.
Dữ liệu được lưu trữ trên nền điện toán đám mây, dung lượng lưu trữ lớn và hoàn toàn miễn phí Với chức năng quản lý từ xa, bạn sẽ được thông báo trực tiếp từ hệ thống khi có đơn hàng qua điện thoại nhập, …. Bảo mật tuyệt đối an toàn, hiện đại công nghệ sao lưu với dung lượng cao và đơn giản. Khách hàng sẽ khám phá ra một số tính năng rất thú vị.
Sử dụng cả online, offline
Đặc biệt, phần mềm quản lý nhà hàng có thể sử dụng cả online và offline giúp tình hình bán hàng của bạn luôn hiệu quả mà không bị gián đoạn. Cùng với sự tiện lợi, việc tích hợp trực tuyến và ngoại tuyến giúp khách hàng có được trải nghiệm kinh doanh thuận tiện nhất.
Tổng kết
Những kinh nghiệm trên cho thấy, việc cần kinh nghiệm trong quản lý bán hàng rất quan trọng. Thế nên sử dụng phần mềm hỗ trợ việc này sẽ giúp nhà kinh doanh tiết kiệm công sức lẫn chi phí. Phần mềm quản lý quán cafe POS365 chính là giải pháp hữu hiệu cho việc này. Người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát doanh số được bán ra, các nguyên vật liệu và doanh thu.
Theo: Ngọc Yến – Ecci
