LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN VÀ TRÌNH TỰ CỦA CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

thời gian

Lái xe mà không biết phải đi đâu, đi  như thế nào…giống như làm dự án mà không có lịch trình. Bất kể độ lớn, phạm vi của dự án như thế nào thì lịch trình là một phần rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Nó giúp bạn:

  • Tạo nền tảng để giám sát và kiểm soát các hoạt động của dự án và theo dõi tiến độ dự án.
  • Xác định cách tốt nhất để phân bổ nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu dự án.
  • Đánh giá được thời gian trễ nãi sẽ ảnh hưởng thế nào đến dự án
  • Có thể tìm ra nguồn lực dư thừa để phân bổ cho các dự án khác.

Trưởng dự án có nhiều công cụ để phát triển một dự án. Và đây là một số công cụ chính cần thiết để lên lịch trình

Quản lý dự án chuyên nghiệp tại ECCI

Đầu vào

Bạn cần một số nguồn tin đầu vào để tạo ra một lịch trình dự án:

•    Lịch trình cá nhân và Lịch trình dự án – Biết về ngày làm việc, ca làm việc, và nguồn lực sẵn có là rất quan trọng để hoàn thành tiến độ dự án.

•    Mô tả phạm vi dự án – Bạn có thể xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc, giả định chính đằng sau kế hoạch, những khó khăn và hạn chế quan trọng.

•    Rủi ro dự án – Cần hiểu chúng để đảm bảo có thêm đủ thời gian để đối phó với các rủi ro xác định được và không xác định được (rủi ro được xác định bằng phân tích rủi ro kỹ lưỡng).

•    Danh sách các hoạt động và nguồn lực cần thiết – Điều quan trọng là xác định những hạn chế cần cân nhắc xây dựng kế hoạch. Biết về các nguồn lực và kinh nghiệm của bạn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ. .

Quản lý dự án cần phải nhận thức thời hạn và các vấn đề nguồn lực sẵn để hạn chế xáo trộn lịch trình.

LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN VÀ TRÌNH TỰ CỦA CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

Công cụ

Đây là một số công cụ và kĩ thuật giúp kết hợp các yếu tố đầu vào để lập lịch trình dự án:

Phân tích mạng lưới lịch trình – Đây là một đại diện đồ họa tiêu biểu cho các hoạt động của dự án, thời gian và trình tự  thực hiện. Biểu đồ Gantt và PERT là định dạng phổ biến để tạo ra các phân tích này

Phân tích đường găng Critical Path Analysis- Đây là quá trình xem xét tất cả các hoạt động phải được hoàn thành, và tính toán “đường tốt nhất ‘- hoặc đường quan trọng – để hoàn thành dự án trong thời gian tối thiểu. Phương pháp này tính toán thời gian sớm nhất và trễ nhất có thể bắt đầu và kết thúc các hoạt động của dự án, và nó ước lường những phụ thuộc giữa chúng để tạo ra một lịch trình các hoạt động quan trọng và ngày tháng

Schedule Compression – Công cụ này sẽ giúp rút ngắn tổng thời gian của một dự án bằng cách giảm thời gian dành cho các hoạt động nhất định. Nó giúp bạn đáp ứng các giới hạn về thời gian mà vẫn giữ phạm vi ban đầu của dự án. Bạn có thể sử dụng hai phương pháp này:

  • Crashing – Đây là lúc bạn đầu tư thêm nguồn lực vào các hoạt động, nhờ đó giảm thời gian cần để hoàn thành nó. Điều này dựa trên giả định rằng thời gian bạn tiết kiệm sẽ bù đắp các chi phí nguồn lực bổ sung.
  • Fast-Tracking – Việc này liên quan đến tái sắp xếp các hoạt động để làm được nhiều việc song song hơn. Tuy nhiên, nhớ rằng phương pháp này làm tăng nguy cơ mà bạn sẽ quên việc hoặc không kịp giải quyết thay đổi.

Đánh giá

Một khi bạn đã vạch ra lịch trình cơ bản, bạn cần phải xem xét nó để chắc chắn rằng thời gian cho mỗi hoạt động được liên kết với các nguồn lực cần thiết. Dưới đây là những công cụ thường được sử dụng:

•    Phân tích kịch bản ‘Nếu’ – Phương pháp này so sánh và đo lường tác động của các kịch bản khác nhau trên một dự án. Bạn sử dụng những mô phỏng để xác định ảnh hưởng của những giả định bất lợi  hoặc có hại, – chẳng hạn như các nguồn lực không được sẵn sàng đúng lúc, hoặc chậm trễ tại các khu vực khác của dự án. Sau đó bạn có thể đánh giá và lập kế hoạch cho những rủi ro trong các kịch bản này.

•    Phân cấp nguồn lực – Sắp xếp lại thứ tự các hoạt động để xác định được khả năng xảy ra vấn đề nguồn lực không có sẵn và đảm bảo rằng nhu cầu quá mức không được đưa vào các nguồn lực tại bất kỳ điểm nào trong thời gian. Nếu nguồn tài nguyên chỉ có sẵn với số lượng hạn chế, hãy thay đổi thời gian của các hoạt động để những hoạt động quan trọng nhất có đủ nguồn lực.

•    Phương pháp Critical chain – Phương pháp này cũng xác định nguồn lực sẵn có. Điều này bổ sung thêm thời gian giữa các hoạt động, sau đó bạn có thể sử dụng để quản lý sự gián đoạn công việc

•    Risk multipliers – Rủi ro là không thể tránh khỏi, vì vậy bạn cần chuẩn bị ứng phó với tác động của nó, giành nhiều thời gian hơn cho những hoạt động có nguy cơ cao là một trong những chiến lược ấy. Cách khác là dành nhiều thời gian cho một số công việc hoặc nguồn lực nhất định để quy đồng quỹ thời gian sử dụng.

Sau lịch trình ban đầu đã được xem xét và điều chỉnh nên để các thành viên khác của nhóm nghiên cứu xem xét nó. Bao gồm những người sẽ làm công việc này – những hiểu biết và giả định của họ đặc biệt chính xác và phù hợp.

Thời gian dự kiến: 18-21 tháng 11 năm 20

Địa điểm: Hà Nội

Để biết thêm thông tin, tư vấn và đăng kí học, vui lòng liên hệ https://ecci.com.vn/

Tham khảo : www.mindtools.com
Ban biên tập: Ecci Việt Nam

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *