Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm ERP Oracle Cho Doanh Nghiệp

Phần mềm ERP do Oracle cung cấp hiện đang trở nên cực kỳ phổ biến trên toàn thế giới nhờ các dịch vụ và tính năng tuyệt của nó, mang đến công dụng giúp giải quyết được những khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành công ty. Tuy nhiên vẫn chưa có nhiều người biết cách sử dụng phần mềm này. Bài viết dưới đây sẽ gửi tới bạn những hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP Oracle đơn giản hiệu quả nhất.

Phần mềm ERP Oracle là gì?

Oracle là một công ty chuyên về giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp, cung cấp khả năng lưu trữ trên đám mây giúp cho các doanh nghiệp quản lý dữ liệu của mình một cách an toàn và hiệu quả nhất. Oracle hỗ trợ tích cực từ việc quản lý đến các hoạt động khác diễn ra trong quy trình kinh doanh. Từ đó giúp cho các doanh nghiệp nâng cao được hiệu xuất hoạt động.

Phần mềm ERP Oracle là phần mềm quản lý nguồn lực được cung cấp bởi tập đoàn Oracle. Phần mềm có thể sử dụng cho mọi quy mô doanh nghiệp. Đây được xem là hệ thống phần mềm ERP duy nhất được phát triển trên nền tảng đám mây.

ERP Oracle giúp các quy trình trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tự động hóa, tăng năng suất làm việc của nhân viên và giảm các chi phí không cần thiết.

Phần mềm được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng và có thể mở rộng theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Kể từ khi ra mắt thị trường, ERP Oracle đã dành được ưu thế với nhiều tính năng hấp dẫn như:

• Lập kế hoạch tài chính và phân tích tài chính.
• Quản lý dự án.
• Báo cáo tài chính.
• Kế toán.
• Quản lý đơn đặt hàng.
• Quản lý hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
• Quản lý rủi ro.
• Quản lý doanh thu.
• Quản lý các mặt hàng tồn kho và chuỗi cung ứng.
• Quản lý tài chính nội bộ.
• Lập kế hoạch và thực hiện các dự án mới.
• Vòng đời sản phẩm.

Trong đó, phần mềm Oracle ERP nổi bật với công cụ quản lý tài chính, giúp cho doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo được ra các báo cáo dựa trên dữ liệu đã được phân tích.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm ERP Oracle

Được xây dựng từ rất lâu với tiềm năng là mang tới cho các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ các giải pháp phần mềm, Oracle đã xử lý việc quản trị tài liệu trên đám mây hiệu suất cao. Nhờ có phần mềm quản trị ERP Oracle, các doanh nghiệp có thể đơn giản hóa tiến trình quản trị, việc tàng trữ tài liệu trở nên đảm bảo an toàn hơn, nâng cao hiệu suất hoạt động.

Mặc dù được biết đến với nhiều tính năng nhưng vẫn có những doanh nghiệp do dự không có biết nên sử dụng ERP trong hoạt động quản trị kinh doanh thương mại hay không? Dưới đây là những lợi ích to lớn mà doanh nghiệp sẽ nhận được nếu sử dụng phần mềm ERP Oracle.

Phần mềm ERP Oracle có tính cập nhật thường xuyên

Thay vì nâng cấp thành một phần mềm hoàn toàn mới trong lịch sử, giờ đây ERP Oracle đã mang đến cho người dùng 2 bản cập nhật mỗi năm nhằm giải quyết các vấn đề và cải thiện trải nghiệm cho người dùng một cách tốt nhất.

Quản lý rất cả các công việc trên một cơ sở dữ liệu duy nhất

Với phần mềm quản trị doanh nghiệp này, bạn có thể quản lý toàn bộ hoạt động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Những dữ liệu từ toàn bộ các bộ phận, tất cả các hoạt động được kết nối với nhau. Mang đến một cái nhìn tổng thể cho nhân sự cấp cao, giúp họ quản lý công việc tốt hơn, đồng thời giúp cho các bộ phận làm việc có tính đồng bộ hơn.

Tăng cường an ninh bảo mật

Trung tâm dữ liệu của Oracle được bảo mật rất cao, toàn bộ dữ liệu của người mua hàng đều được mã hóa và cách ly. Do đó bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng phần mềm Oracle ERP.

Kiểm soát thông tin khách hàng

 Mọi thông tin của khách hàng đều được tập trung về một nơi để đảm bảo người dùng dễ theo dõi và kiểm soát. Thêm vào đó, những người có quyền chỉnh sửa cũng có thể thay đổi thông tin và những thay đổi ấy đều được chia sẻ công khai, ai cũng có thể nhìn thấy.

Đẩy nhanh quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa và dịch vụ

Việc sử dụng phần mềm ERP Oracle giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tối ưu chi phí, tăng năng suất làm việc và điều chỉnh nhân sự khi cần thiết.

Kiểm tra chất lượng và quản lý dự án

 Chỉ với một phần mềm ERP Oracle, doanh nghiệp có thể vừa kiểm tra được chất lượng sản phẩm, vừa có thể đánh giá được quá trình làm việc của nhân sự. Từ đó có thể điều chỉnh lại khi cần thiết, giúp hiệu quả công việc được tăng lên, nhân sự cũng được phát huy hết khả năng của mình. Ngoài ra, phần mềm này còn có thể tiến hành kiểm tra dữ liệu, cho biết nhân viên nào có khả năng làm tốt ở phần nào, điều này giúp các ông chủ có thể sắp xếp họ vào từng dự án phù hợp.

Kiểm soát thông tin tài chính

Với phần mềm ERP Oracle, mọi thông tin về tài chính đều chỉ có một bản số liệu duy nhất. Chính vì vậy, phần mềm này vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, vừa đảm bảo được tính chính xác cao của báo cáo. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ các hệ thống báo cáo theo tiêu chuẩn Quốc tế như IFRS, GAAP cho doanh nghiệp.

Kiểm soát lượng tồn kho

Oracle cung cấp cho người quản lý thông tin đầy đủ về nguồn hàng tồn kho, bao gồm cả số lượng và vị trí. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên được những kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh tiếp theo của mình, tránh việc gây lãng phí nguồn hàng. Vì vậy, chi phí sẽ được cắt giảm một cách tối đa và hiệu quả làm việc sẽ được tăng lên.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Thông qua phần mềm Oracle ERP, các ông chủ có thể theo dõi được chi tiết, khách quan về thời gian làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc đã làm của từng nhân viên, cho dù họ làm ở bất kỳ bộ phận hoặc cơ sở nào. Vì vậy, mọi nhân viên đều được đối xử công bằng và trả lương theo đúng năng lực của mình. Từ đó, Oracle sẽ góp phần xây dựng một môi trường chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP Oracle

Rất nhiều người thắc mắc không biết Oracle ERP được cài đặt và vận hành như thế nào. Dưới đây là những hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP Oracle cơ bản nhất, bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Cài đặt phần mềm ERP

Thông thường doanh nghiệp sẽ không cần phải cài đặt ERP bởi đây là công việc của các nhà cung ứng sản phẩm. Nhất là với các giải pháp On – Premise. Còn với các giải pháp online, doanh nghiệp chỉ cần tải trực tiếp phần mềm ERP về máy, khởi động CSDL, đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp là có thể sử dụng được. Các công ty tư vấn giải pháp ERP sẽ có trách nhiệm hướng dẫn cho doanh nghiệp cách cài đặt và sử dụng phần mềm này nên bạn không cần phải quá lo lắng.

Bước 2. Chuẩn hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp và dữ liệu kinh doanh

Phần mềm ERP là phương tiện tuyệt vời để tất cả các ứng dụng được chia sẻ một cách đồng nhất về dữ liệu, quy tắc xử lý và tiêu chuẩn định dạng. Vì vậy, khi triển khai thành công phần mềm ERP, doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa cả quy trình hoạt động và dữ liệu kinh doanh. Nếu không chuẩn hóa, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều những lợi ích mà mô hình ERP mang lại.

Bước 3. Phân chia quyền kiểm soát quy trình và tiếp cận thông tin

Khác với các giải pháp truyền thống, ERP Oracle cung cấp cho người quản lý khả năng chia sẻ quyền nhập và truy cập dữ liệu tới tất cả các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Vì thế dữ liệu và tất cả thông tin sẽ luôn được cập nhật một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, bạn cũng chỉ cần phải xử lý một lần thay vì truyền từ người này sang người khác trước khi vào hệ thống.

Bước 4. Khai thác khả năng workflow của ERP

Workflow trong Oracle ERP có nghĩa là luồng công việc. Nó bao gồm thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện, tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận hoặc cá nhân tham gia. Luồng công việc chính là quá trình tự động hóa một phần hoặc toàn bộ công việc. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một quy tắc nhất định.

Hầu hết các ứng dụng ERP ở Việt Nam cũng như trên thế giới đều có khả năng workflow, tự động hóa các quy trình nhờ vào khả năng truyền thông tin điện tử từ vị trí này tới các vị trí khác trong công ty một cách nhanh chóng. Các giao dịch trước đây phải được xem xét và xử lý bởi nhiều người thì hiện nay có thể được chuyển tiếp ngay lập tức. Do đó đẩy nhanh quá trình, mang lại hiệu quả và năng suất làm việc cao hơn.

Bước 5. Tích hợp phần mềm ERP với khách hàng và nhà cung cấp

ERP Oracle sẽ là một giải pháp hiệu quả hơn nếu doanh nghiệp tích hợp nó với khách hàng và nhà cung cấp. Việc này giúp cho doanh nghiệp có thể nhận được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hầu hết các phần mềm ERP hiện nay đều có các công cụ cho phép những tổ chức bên ngoài liên kết với hệ thống của doanh nghiệp. Trong khi đó vẫn duy trì các biện pháp bảo vệ thông tin và bảo mật dữ liệu rất hiệu quả.

Bước 6. Ứng dụng các công cụ phân tích của phần mềm ERP

Công cụ phân tích cho phép các doanh nghiệp xác định mục tiêu dựa vào hệ thống giao dịch. Công cụ này cũng hỗ trợ đưa ra các báo cáo thực tế về tình hình thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Bởi vì Oracle ERP hoạt động với một mô hình dữ liệu duy nhất, báo cáo được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và kết quả kịp thời hơn.

Bước 7. Theo dõi và điều chỉnh lại quy trình hoạt động

Cuối cùng chính là tái thiết kế quy trình kinh doanh để thích ứng với sự xuất hiện của phần mềm ERP Oracle. Sử dụng các quy trình và thủ tục cũ trong khi tiến hành áp dụng một hệ thống quản lý mới là một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Các quy trình hoạt động cũ thường được thiết kế trước khi áp dụng phần mềm ERP và sẽ không thuận lợi cho việc ứng dụng phần mềm quản lý.

Điểm hạn chế của phần mềm ERP Oracle

Mặc dù mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng phần mềm ERP Oracle vẫn tồn tại một vài điểm hạn chế như sau:

Chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đủ nhu cầu doanh nghiệp

 Thông thường các gói phần mềm ERP Oracle sẽ tổng hợp các chức năng cố định. Do đó sẽ có các chức năng cần dùng và các chức năng không cần thiết. Vì vậy việc mua phần mềm thường bị lãng phí nghiêm trọng.

Phần mềm ERP Oracle cồng kềnh

 Vì các giải pháp hiện tại trên thị trường đều dành cho tất cả mọi công ty. Do đó nó được trang bị đầy đủ mọi chức năng. Điều này khiến cho doanh nghiệp mất nhiều thời gian trong việc lập trình cũng như đào tạo cho nhân viên sử dụng. Ngoài ra, việc tích hợp các phần mềm ERP Oracle trên thị trường với các giải pháp khác lại không hề dễ dàng. Vì về cấu trúc, phần mềm ERP bị đánh giá là cồng kềnh và cứng nhắc so với đại đa số các doanh nghiệp hiện nay.

Báo giá phần mềm Oracle

Bên cạnh những lợi ích và những hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP Oracle, rất nhiều người cũng quan tâm chi phí mà doanh nghiệp phải trả để có thể sở hữu được phần mềm này là bao nhiêu.

Nhìn chung, phần mềm ERP Oracle được định giá theo các gói tính năng. Người dùng có thể lựa chọn 1 trong 3 gói cơ bản như sau:

• Báo cáo tài chính trị: 175$/tháng,
• Kiểm soát tài chính nâng cao: 80$/người dùng/tháng.
• Kiểm soát truy cập nâng cao: 150$/người dùng/tháng.

Thông thường đối với các doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân sự ít hơn 75 người có thể lựa chọn các giải pháp ERP với mức giá phần mềm dao động từ 25.000$ – 100.000$ phụ thuộc vào mức độ tùy chỉnh và số lượng người dùng.

Còn đối với các công ty lớn yêu cầu các giải pháp ERP phức tạp, nhiều tùy chỉnh và sẵn sàng chi trả một số tiền lớn cho các phần mềm tiện ích thì bạn có thể sử dụng phần mềm ERP Oracle với chi phí trên 1 triệu $.

Với mỗi gói khác nhau, người dùng sẽ được sử dụng các tính năng khác nhau đáp ứng nhu cầu quản lý công việc kinh doanh. Tuy nhiên có thể thấy chi phí sử dụng giải pháp này có vẻ chỉ phù hợp với các tổ chức lớn, các công ty xuyên quốc gia hay những công ty có nhu cầu cao về việc quản lý.

Trên đây là những hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP Oracle chi tiết nhất. Oracle ERP là một phần mềm ERP toàn diện, mạnh mẽ và hiệu quả, đem lại tính thuận tiện và bảo mật cao khi có thể lưu trữ dữ liệu trên đám mây. Với mức giá phù hợp với một phần mềm ERP, Oracle ERP đã được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Với việc cung cấp 2 bản cập nhật mỗi năm cho sản phẩm của mình cùng đội ngũ nhân viên phân bổ toàn thế giới, Oracle luôn quan tâm đến trải nghiệm của khách hàng để hoàn thiện hơn về sản phẩm của mình.

Theo: Ngọc Yến – Ecci