Cách chạy KPI hiệu quả luôn là bài toán hóc búa đặt ra với các nhân viên trong công ty, đặc biệt là những bộ phận như sales hay marketing. Tại các doanh nghiệp hiện nay, chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc hay còn gọi là KPI được áp dụng vô cùng phổ biến. Vậy làm thế nào để hoàn thành đúng những mục tiêu mà cấp trên đề ra? Cùng Ecci tìm hiểu bí quyết chạy KPI để đạt hiệu quả cao nhất nhé.
KPI là gì ví dụ, vai trò của KPI
KPI là gì? Vai trò của KPI
KPI là từ viết tắt của “Key Performance Indicator”, có thể tạm dịch sang tiếng Việt là “chỉ số đánh giá hoạt động quan trọng”. KPI có hai vai trò quan trọng nhất, đó là cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh cũng như biết được hiệu suất làm việc của người được giao nhiệm vụ.
Các loại KPI và ví dụ
Tùy vào mỗi doanh nghiệp, mỗi bộ phận và mỗi vị trí làm việc trong một bộ phận mà KPI sẽ được phân chia thành những loại khác nhau. Mặc dù có rất nhiều loại KPI khác nhau, tuy nhiên nhìn chung chỉ số KPI đều thuộc 1 trong 2 nhóm chính sau đây:
- KPI gắn với mục tiêu chiến lược: Mục tiêu chiến lược có thể là thị phần, lợi nhuận… và tất cả những yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Ví dụ công ty đặt ra KPI chiến lược là đạt doanh số 10 tỷ/tháng và 120 tỷ/năm. Nếu không hoàn thành được KPI này thì uy tín của công ty sẽ bị ảnh hưởng, các nhà đầu tư rút vốn…
- KPI gắn với mục tiêu chiến thuật: Đây là những mục tiêu nhỏ hơn giúp công ty ngày càng tiến sát mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên những KPI này không đảm bảo chắc chắn rằng công ty sẽ hoàn thành được mục tiêu chiến lược mà chỉ giúp đo lường tính hiệu quả của chiến thuật đang được áp dụng. Đặc biệt mục tiêu chiến thuật phải kết nối trực tiếp và có ảnh hưởng đến mục tiêu chiến lược. Ví dụ như một doanh nghiệp đề ra social KPI là 100.000 lượt tương tác/tháng => tăng số lượng comment, inbox => tăng khả năng bán hàng => tăng doanh thu.
Xem thêm: Hướng dẫn tải và cài đặt Office 365 full crack nhanh chóng
Chạy KPI nghĩa là gì?
Trước khi tìm hiểu cách chạy KPI hiệu quả bạn cần có cách hiểu đúng về khái niệm chạy KPI là gì. Hiện nay, chạy KPI là cụm từ được sử dụng rộng rãi tại các văn phòng, công ty. Có hai cách để hiểu từ “chạy KPI” như sau:
- Cách hiểu thứ nhất: Khi thời gian còn lại không nhiều để đạt chỉ tiêu KPI, có khả năng sẽ không thể hoàn thành chỉ tiêu thì nhân viên sẽ phải “chạy KPI” để kịp tiến độ.
- Cách hiểu thứ hai: Chạy KPI tức là thực hiện những nhiệm vụ cần thiết để đạt được KPI. Từ “chạy” ở đây có thể áp dụng ngay từ giai đoạn đầu triển khai chiến dịch/dự án.
Cách tính KPI để chạy KPI hiệu quả
Để chạy KPI cuối năm một cách hiệu quả thì trước hết, bạn cần nắm được cách tính toán KPI. Hầu hết các chỉ tiêu KPI sẽ được tính dựa trên số liệu thu thập được qua quá trình làm việc thực tế. Các đơn vị đo số liệu có thể là số tiền (VND, EURO, USD…), số tự nhiên (số km, số kg, số lượng), tỷ lệ phần trăm (%)… KPI cũng có thể được biểu thị dưới dạng các loại biểu đồ như biểu đồ tròn, đường, cột…
Tính KPI theo số lượng
Đây là cách tính KPI đơn giản và phổ biến nhất. Tính KPI theo số đếm thường áp dụng trong những trường hợp như tính toán số đơn hàng đã chốt thành công, số lượng khách hàng mới…
Tính KPI theo phần trăm
Phần trăm được hiểu là số lượng các đối tượng khi đem so sánh với một tập hợp nào đó. Ví dụ như phần trăm số lượng đơn hàng bị hủy, phần trăm khách hàng hài lòng khi dùng sản phẩm…
Tính KPI theo tổng
Phương pháp tính KPI này thường được sử dụng trong những trường hợp như tính tổng doanh thu, tổng doanh số bán hàng mà doanh nghiệp đạt được theo tháng/quý/năm…
Hướng dẫn cách chạy KPI hiệu quả tối ưu
Lên kế hoạch với tầm nhìn dài hạn
Để đảm bảo đạt 100% KPI, trước hết bạn cần xây dựng một kế hoạch dài hạn. Thay vì tư duy rằng “Làm thế nào để đạt được doanh số tháng này”. Hãy suy nghĩ làm cách nào để bạn đạt được các mục tiêu trong cả năm.
Ví dụ: Nếu doanh số của công ty chắc chắn sẽ tăng trưởng cao vào mùa hè và giảm vào mùa xuân. Bạn nên đặt mục tiêu cao hơn vào các tháng 6, 7 và 8. Ngược lại giảm KPI đối với những tháng 2, 3 và 4. Điều này sẽ tạo ra cho bạn ít áp lực hơn nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cho cả năm.
Kế hoạch làm việc dài hạn sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về những công việc phải làm. Thay vì lên danh sách “dài loằng ngoằng” các nhiệm vụ rời rạc, không có sự liên kết. Bạn hãy phân chia chúng thành nhiều mục lớn nhỏ khác nhau. Đừng quên xác định những công việc nào quan trọng để làm trước.
Thiết lập những cơ hội mới vào ngày cuối cùng của tháng
Vào ngày cuối cùng của tháng, bạn không nên quá tập trung vào việc hoàn thành nốt các chỉ tiêu KPI còn đang dang dở hoặc cố gắng vượt KPI đề ra. Thay vào đó, hãy dành thời gian để tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng, gửi email cho những khách hàng mới, rà soát lại những khách hàng cũ có nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ…
Tập trung vào những khách hàng có khả năng chốt đơn cao nhất
Khi áp dụng cách chạy KPI hiệu quả này, bạn không nên dành quá nhiều thời gian với những khách hàng tiềm năng vẫn đang trong giai đoạn nghiên cứu về sản phẩm và chưa có ý định mua hàng. Thay vào đó, hãy tập trung vào những khách hàng có khả năng chốt đơn trong thời gian ngắn.
Việc hôm nay chớ để ngày mai
Nếu cần thực hiện một nhiệm vụ nào đó, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện nó ngay lập tức mà không có bất cứ sự trì hoãn nào. Sự nỗ lực, quyết tâm mỗi ngày của bạn chắc chắn sẽ được đền đáp. Hãy cố gắng dẹp bỏ những công việc cá nhân hoặc bớt chút ít thời gian để lướt mạng xã hội… Đây chính là những “mỏ neo” khiến bạn gặp khó khăn trên con đường chinh phục KPI.
Luôn đưa ra các phương án dự phòng
Đôi khi có những tình huống đột ngột xảy đến mà bạn không thể lường trước được. Do đó để chạy KPI hiệu quả cũng đòi hỏi bạn phải chuẩn bị những phương án dự phòng thật tốt. Hãy lên kế hoạch kỹ càng và phân bổ thời gian, công việc sao cho hợp lý. Tốt nhất là lập kế hoạch sao cho các chỉ tiêu KPI được hoàn thành chỉ với 80% thời gian dự kiến.
Trên đây là những bí quyết giúp bạn hoàn thành KPI hiệu quả và vượt kế hoạch đề ra. Hy vọng rằng cách chạy KPI hiệu quả trên đây sẽ là lời khuyên thiết thực mang đến cho bạn nhiều thành công trong công việc. Đừng quên theo dõi Ecci và đón đọc thêm nhiều bài viết hữu ích khác nhé.
Mời xem tiếp: Hướng dẫn cách kiếm tiền trên Youtube mới nhất [year]
Ban biên tập: Ecci.com.vn
