Top 13 Phần mềm quản lý công việc cho cá nhân, doanh nghiệp năm [year]

Phần mềm quản lý công việc mang lại vô vàn lợi ích cho các cá nhân và doanh nghiệp. Nhờ có những phần mềm này mà nhà quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch, bàn giao công việc hay giám sát tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của các nhân viên. Sau đây, hãy cùng Ecci tìm hiểu top 13 phần mềm quản lý và phân công công việc tốt nhất hiện nay nhé.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc (task management) là một công cụ hỗ trợ số hóa toàn bộ quy trình giám sát, quản lý công việc. Phần mềm này được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau như các cá nhân, đội nhóm, nhà quản lý, nhân viên trong công ty…

Phần mềm sắp xếp và quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích cho cả nhà quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp:

Đối với nhà quản lý

• Giúp theo dõi và cập nhật liên tục mọi hoạt động của nhân viên
• Giao nhiệm vụ phù hợp cho nhân viên, đảm bảo đúng người đúng việc
• Sắp xếp công việc và lên kế hoạch hợp lý, giúp công việc được thực hiện đúng tiến độ

Đối với nhân viên

• Nắm được toàn bộ các đầu mục công việc được giao, hạn chế tình trạng bỏ sót nhiệm vụ
• Biết được công việc nào cần làm trước, việc nào làm sau
• Phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn
• Cộng tác với những thành viên khác trong công ty một cách có hiệu quả

Top 3 phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu được yêu thích nhất

Phần mềm Weekdone

Weekdone cho phép người dùng thiết lập các mục tiêu OKR và giám sát, đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu. Phần mềm này được tích hợp nhiều công cụ đo lường thông minh theo định kỳ. Giúp người dùng sắp xếp và điều chỉnh các nhiệm vụ để rút ngắn thời gian thực hiện nhưng vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra.

Ưu điểm nổi bật của Weekdone:

• Quản lý và giám sát các mục tiêu được xây dựng theo mô hình phân cấp dạng cây
• Cho phép liên kết và đồng bộ hóa giữa mục tiêu của từng cá nhân với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban và doanh nghiệp
• Cập nhật tiến độ thực hiện công việc theo định kỳ hàng tuần
• Người dùng có thể đánh giá, phản hồi về tiến độ công việc ngay trên phần mềm
• Phần mềm cung cấp báo cáo về nhiều khía cạnh như các mục tiêu đã hoặc chưa đạt được, những nhiệm vụ đã thực hiện xong, xếp hạng hiệu suất làm việc của nhân viên…
• Phần mềm được cung cấp miễn phí cho đội nhóm tối đa là 3 thành viên

Phần mềm Perdoo

Phần mềm quản lý công việc Perdoo cung cấp tính năng giám sát các mục tiêu OKR. Phần mềm được thiết kế đơn giản nhưng vẫn đáp ứng tốt nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực và quy mô khác nhau.

Ưu điểm nổi bật của Perdoo:

• Kết hợp giữa OKR và KPI để nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về hệ thống các mục tiêu của doanh nghiệp theo từng cấp bậc, chức vụ
• Người dùng có thể dễ dàng tạo Perdoo’s Roadmap chỉ bằng vài thao tác kéo – thả
• Perdoo cập nhật tiến độ công việc định kỳ hàng tuần. bạn cũng có thể thiết lập chế độ hiển thị các mục tiêu khẩn cấp lên đầu
• Cung cấp Module Insights giúp hiển thị các chỉ số liên quan đến tiến độ chung và kết quả quan trọng trong toàn bộ chương trình OKR
• Tích hợp với ứng dụng Slack để người dùng có thể trao đổi và chia sẻ tiến độ công việc
• Cung cấp bản miễn phí dành cho đội nhóm dưới 10 thành viên, đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản

Phần mềm Lattice

Phần mềm Lattice xoay quanh hai nhiệm vụ chính là theo dõi tiến động công việc và quản lý các mục tiêu. Phần mềm này có thể giúp doanh nghiệp bao quát quy trình quản lý hiệu suất một cách toàn diện.

Ưu điểm nổi bật của Lattice:

• Cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi bằng các thiết bị di động
• Tích hợp OKR vào quy trình làm việc để các nhân viên có thể theo sát mục tiêu đề ra
• Tự động gửi bảng câu hỏi cho nhân viên để kiểm tra về tiến độ làm việc. Nhân viên cũng có thể điền vào bảng câu hỏi này các ý kiến đề xuất và yêu cầu được hỗ trợ
• Tổng hợp dữ liệu từ nhiều báo cáo để đo lường hiệu suất công việc của nhân viên
• Cung cấp bộ lọc dữ liệu theo kỹ năng, độ tuổi, giới tính, theo nhóm…
• Có thể được kết hợp với các ứng dụng của bên thứ ba như ứng dụng chat, G Suite, quản trị nhân lực…

Xem thêm: Top 16 phần mềm nhân sự miễn phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp [year]

Các phần mềm quản lý công việc cá nhân hiệu quả nhất hiện nay

Phần mềm Apple Reminder

Apple Reminder là ứng dụng quản lý công việc cho cá nhân được phát triển bởi ông lớn Apple. Ứng dụng này cho phép người dùng quản lý list các nhiệm vụ, subtask hoặc các tệp tin đính kèm một cách khoa học.

Ưu điểm nổi bật của Apple Reminder:

• Phần mềm quản lý công việc miễn phí có sẵn trên các thiết bị của Apple
• Tương thích và được đồng bộ hóa mạnh mẽ với các ứng dụng khác của nhà Táo
• Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên iCloud vô cùng thuận tiện
• Cho phép tương tác bằng giọng nói thông qua trợ lý ảo Siri
• Người dùng có thể thiết lập địa điểm thực hiện công việc trên Apple Reminder và phần mềm sẽ gửi thông báo khi tới nơi

Phần mềm Google Tasks

Google Tasks cho phép bạn kết nối nhanh chóng với các ứng dụng khác của Google. Ví dụ như Google Calendar hay Gmail. Phần mềm quản lý công việc cá nhân này được thiết kế khá đơn giản. Đáp ứng nhu cầu quản lý công việc cơ bản của các cá nhân.

Ưu điểm nổi bật của Google Tasks:

• Được cung cấp miễn phí 100% tới người dùng
• Đánh dấu và phân biệt giữa những nhiệm vụ đã hoàn thành và chưa hoàn thành
• Xây dựng hệ thống các công việc con

Phần mềm Microsoft To-Do

Microsoft To-Do là phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí được thiết kế bởi Microsoft. Vì vậy nó cũng có khả năng tương thích và đồng bộ hóa với các phần mềm khác trong hệ sinh thái Windows.

Ưu điểm nổi bật của Microsoft To-Do:

• Được cung cấp hoàn toàn miễn phí đến người dùng với đầy đủ các tính năng cần thiết
• Tạo lập hệ thống các công việc con đối với từng đầu mục công việc cụ thể
• Ghi chú và tạo deadline đối với từng công việc con
• Tính năng “My Day” cho phép lên kế hoạch thực hiện công việc trong một ngày sao cho hợp lý nhất
• Tạo mới và nhận thông báo về các nhiệm vụ thông qua widget Quick Add

Top 3 phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất

Phần mềm Microsoft Teams

Microsoft Teams là phần mềm quản lý công việc của Microsoft nằm trong bộ Office 365. Phần mềm này được tích hợp nhiều tính năng đa dạng như chia sẻ file, họp online, video call, trò chuyện trực tuyến… Có thể nói, đây là một công cụ all-in-one được thiết kế tối ưu cho mục đích làm việc nhóm.

Ưu điểm nổi bật của Microsoft Teams:

• Cung cấp tính năng chat, gọi điện và họp trực tuyến cho tối đa 150 thành viên
• Toàn bộ chu trình cuộc họp được tự động hóa: bao gồm lên lịch trình, ghi chú, ghi âm nội dung cuộc họp, chia sẻ màn hình, nhắn tin tức thời…
• Được tích hợp hơn 400 trình kết nối và công cụ như tổng đài tự động, gói thuê bao, định tuyến trực tiếp, Skype…
• Người dùng có thể download bản miễn phí của phần mềm với các tính năng cơ bản

Phần mềm Monday.com

Với khả năng tích hợp mạnh mẽ, Monday.com cung cấp đầy đủ các thông tin về công việc trên trên một nền tảng duy nhất. Từ đó mang đến cho nhà quản lý cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Ưu điểm nổi bật của Monday.com:

• Cho phép tùy chỉnh phần lớn các tùy chọn cấu hình để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của từng doanh nghiệp
• Hiển thị kế hoạch công việc theo dạng kanban, timeline, lịch biểu hoặc bản đồ
• Các màu sắc khác nhau được dùng để biểu thị cho những trạng thái công việc khác nhau
• Hỗ trợ tích hợp các công cụ làm việc khác như Microsoft Teams, Email, Zoom, Zapier, Dropbox…
• Cung cấp các tính năng giao – nhận việc, bàn luận ý tưởng, chia sẻ tài nguyên…
• Hệ thống báo cáo tổng hợp và cung cấp số liệu một cách khoa học, được cập nhật mỗi ngày, cho phép xuất dữ liệu sang nền tảng của bên thứ ba

Phần mềm Base Wework

Base Wework được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay. Đây vừa là phần mềm quản lý dự án, vừa giúp quản lý công việc nhóm hiệu quả. Phần mềm này phù hợp với mọi quy mô đội nhóm. Cho phép lập kế hoạch và giám sát tình trạng công việc.

Ưu điểm nổi bật của Base Wework:

• Phân loại công việc theo nhiều nhóm như checklist, subtask, task hay tasklist
• Người dùng cũng có thể phân chia công việc theo các nghiệp vụ cụ thể như báo cáo, thống kê, hạch toán…
• Hỗ trợ khởi tạo công việc lặp lại theo chu kỳ, quản lý các nhiệm vụ được thực hiện định kỳ như tạo bảng chấm công hàng tháng, chốt doanh thu hàng ngày…
• Tính năng chat nhóm trực tuyến Base Message
• Tính năng “Nhân viên của tôi” cho phép nhà quản lý cấp trung giám sát các nhân viên dưới quyền của mình
• Phần mềm sử dụng APIs mở, vì vậy có thể dễ dàng liên kết với các công cụ quản lý khác

Top 4 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay

Phần mềm Microsoft Project

Microsoft Project được tích hợp nhiều tính năng vô cùng mạnh mẽ. Phần mềm cho phép xử lý mọi tác vụ thuộc dự án như giám sát tiến độ, giao việc, lập kế hoạch, quản lý tài chính, quản lý danh mục đầu tư… thông qua nhiều module khác nhau.

Đặc biệt, MS Project còn cho phép đồng bộ hóa với các phần mềm khác do Microsoft phát triển như Outlook, Calendar, Skype…

Ưu điểm nổi bật của Microsoft Project:

• Điều chỉnh dự án một cách linh hoạt, phù hợp với tình hình thực tế
• Thiết lập các giới hạn về tài nguyên của dự án như nhân lực, chi phí, thời gian…
• Phần mềm quản lý công việc hỗ trợ chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin thuận tiện
• Trình bày thông tin dễ hiểu thông qua các công cụ phân tích và hiển thị dữ liệu trên bảng tính
• Tự động trích xuất và in nhiều loại báo cáo như báo cáo về tình hình sử dụng tài nguyên, lịch trình, tiến độ, báo cáo tổng quan…

Phần mềm Jira Software

Một công cụ quản lý dự án hiệu quả khác chính là Jira Software. Phần mềm được thiết kế và phát triển bởi công ty Atlassian. Jira hỗ trợ lập kế hoạch và giám sát dự án theo phương pháp agile. Đây là phương pháp quản lý đề cao tính hiệu quả, với các sản phẩm liên tục được nâng cấp dựa trên feedback của khách hàng.

Ưu điểm nổi bật của Jira Software:

• Hỗ trợ các tính năng lên kế hoạch, giám sát, phát hành, báo cáo về phần mềm mới hay nâng cấp phiên bản phần mềm
• Giám sát mọi vấn đề phát sinh trong suốt giai đoạn phát triển và hoàn thiện sản phẩm
• Cung cấp nhiều mẫu dự án có sẵn như Software Development, Document Approval, Lead Generation…
• Cập nhật tiến độ công việc thông qua nhiều mẫu báo cáo khác nhau
• Tính năng phân quyền chuyên sâu cho phép phân quyền đối với từng công việc cụ thể cũng như trong dự án chung
• Tương thích tốt với các phần mềm quản lý công việc của bên thứ ba

Phần mềm Wrike

Phần mềm Wrike có khả năng thay thế phần lớn những công cụ làm việc khác như email. Đây là giải pháp quản lý dự án hoàn hảo cho những doanh nghiệp startup hoặc các đội nhóm nhỏ.

Ưu điểm nổi bật của Wrike:

• Tích hợp nhiều tính năng như tạo và giao nhiệm vụ, tag tên, bình luận, liên kết nhiệm vụ với dự án…
• Tính năng Live Editing (chỉnh sửa trực tuyến) cho phép nhiều người cùng tham gia cộng tác
• Tạo công việc qua email nhanh chóng
• Đặt thời hạn công việc theo nhiều cách khác nhau như theo milestone (% công việc), theo deadline, theo backlog (khoảng thời gian)…
• Xuất báo cáo theo thời gian thực
• Phân quyền sử dụng, bao gồm quyền truy cập bảng quản trị, quyền xóa tài khoản thành viên, quyền sắp xếp lịch làm việc…

Phần mềm Asana

Với Asana, người dùng có thể giám sát dự án, nguồn lực sử dụng, thời gian thực hiện… Phần mềm này cung cấp các thông tin tổng quan và chi tiết về dự án. Ngoài ra còn được tích hợp To-do list và bảng Kanban để nhà quản lý theo dõi công việc hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật của Asana:

• Được tích hợp nhiều tính năng như tạo và giao việc, thảo luận công việc, nhận xét, lên kế hoạch công việc…
• Liên kết nhiệm vụ với các dự án khác nhau mà không phải sao chép
• Tương thích với các phần mềm khác như Github, DropBox, Slack…
• Xem thông tin về dự án như tỷ lệ hoàn thành, ngày hết hạn, nhiệm vụ, trạng thái…
• Theo dõi tổng quan dự án bằng tính năng Timeline, cập nhật tiến độ dự án qua biểu đồ báo cáo tiến độ (progress report)

Trên đây là top 13 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Ecci hy vọng rằng những gợi ý ở trên sẽ giúp bạn lựa chọn được công cụ quản lý phù hợp. Đừng quên like và share nếu thấy bài viết này hữu ích nhé.

Có thể bạn cần: Download Office 2016, Tải và cách cài Key bản quyền

Có thể bạn cần: Top 12 Phần mềm thiết yếu cho máy tính PC và laptop tốt nhất

Ban biên tập: Ecci.com.vn